Lista de verificación para un evento privado solo con invitación

Las cenas de cumpleaños, las reuniones de junta, los reencuentros y las vistas previas para clientes comparten una meta: solo las personas correctas deben ver los detalles. Usa esta lista para configurar un evento privado en SendToCal.

3 semanas antes: decide quién y cuántos

Escribe tu lista de invitados y un número máximo de asistentes.
Decide si los invitados pueden llevar a otras personas. Eso define el tamaño del grupo máximo.
Confirma que tienes el plan Entry o Pro, necesario para el código de acceso y la lista de espera.

2 semanas antes: crea la página privada

Crea el evento y redacta la descripción pensando en los invitados, no en el público.
Activa Requerir un código y elige una frase (usa Sugerir si quieres). Consulta Haz un evento privado con un código de acceso.
Ajusta Mantener desbloqueados a los invitados durante a un plazo que cubra el evento más unos días, por ejemplo 30 días.
Activa Recopilar RSVP, define el límite de cupos y habilita la lista de espera para que una lista llena no se convierta en un problema de hoja de cálculo.
Agrega una imagen de fondo acorde al ambiente (opcional).
Abre el enlace en una ventana privada del navegador y comprueba lo que ve alguien externo: solo la pantalla de bloqueo.

10 días antes: envía las invitaciones

Envía el enlace y el código juntos, por un canal privado como un mensaje directo o un correo.
Añade una línea pidiendo que respondan al RSVP y guarden la fecha en su calendario.
No publiques el enlace en grupos públicos, ni siquiera sin el código.

1 semana antes: gestiona la lista

Revisa la página de RSVP. Da seguimiento personal a los "Tal vez".
Usa Admitir ahora o la lista de espera para cubrir cancelaciones.
Recuerda a quienes esperan que SendToCal no les envía correos, así que deben volver a revisar la página.

El día anterior y el día del evento

Exporta la lista de invitados en CSV para la puerta o la mesa del anfitrión.
Confirma que nadie fuera de la lista tiene el código.
Si el código se compartió demasiado, define uno nuevo y reenvíalo solo a los invitados confirmados. Todos pierden el acceso de inmediato.

Después del evento

Mantén la página bloqueada como registro privado, o desactiva el código si ahora quieres que sea pública.
Recuerda que los nombres y correos de los asistentes se eliminan 730 días después de que termina el evento. Exporta lo que necesites conservar.

Un código mantiene fuera a los visitantes casuales; no es cifrado. Para algo realmente confidencial, deja los detalles sensibles fuera de la página del evento.