Sabe quién va a asistir
Activa Recopilar RSVP al crear o editar un evento y aparecerá un formulario corto en tu página pública. Los invitados responden Sí, Tal vez o No, escriben su nombre completo, su correo y el tamaño del grupo, y dan su consentimiento para compartir sus datos contigo. Justo después de un Sí o un Tal vez ven tus botones de calendario, así que guardar la fecha toma un toque más.
Los invitados pueden cambiar de opinión: responder otra vez con el mismo correo actualiza su respuesta en lugar de crear un duplicado.
Define tus límites
Abre la página de RSVP del evento (o usa el enlace bajo Recopilar RSVP en el formulario) para configurar:
- Límite de lugares. Solo el número de personas con Sí confirmado usa cupos. Tal vez y No nunca lo hacen.
- Grupo máximo por respuesta. El grupo más grande que una respuesta puede traer (de 1 a 10, por defecto 5).
- Lista de espera al llenarse (Entry y Pro). Cuando el evento está lleno, los nuevos Sí esperan en fila y se admiten del más antiguo al más reciente a medida que se libera espacio.
Quien ya tiene un cupo nunca es desplazado, aunque bajes el límite después. Un grupo entra completo o no entra: si un grupo de 4 no cabe, se admite el siguiente más pequeño que sí quepa.
Gestiona las respuestas
La página de RSVP muestra tarjetas con el recuento y una tabla con búsqueda y filtros. Puedes quitar una respuesta o usar Admitir ahora para sacar a alguien de la lista de espera aunque el evento esté lleno.
Qué incluye cada plan
- Gratis: recopila respuestas Sí / Tal vez / No, hasta 15 por evento. Sin lista de espera, sin exportación CSV y sin sincronización CRM.
- Entry: respuestas ilimitadas, lista de espera y exportación CSV.
- Pro: todo lo de Entry, más sincronización CRM (HubSpot, Slack, Zapier).
Cuando un evento Gratis llega a 15 respuestas, los invitados ven "Este evento no acepta más respuestas por ahora". Quienes ya respondieron todavía pueden cambiar su respuesta.
Exportar la lista de invitados
En Entry y Pro, usa Exportar CSV en la página de RSVP. El archivo se abre sin problemas en Excel y Google Sheets e incluye hasta 10,000 filas.
Conviene saber
- Las respuestas se cierran automáticamente cuando termina el evento. Los eventos recurrentes siguen abiertos.
- SendToCal no envía correos a los invitados, tampoco al pasar de la lista de espera a un cupo. Pide a quienes esperan que vuelvan a la página y envíen de nuevo la respuesta con el mismo correo para ver si se liberó un lugar.
- Los Lectores de un equipo ven solo recuentos. Los nombres y correos son visibles para Miembros y superiores.
- Los nombres y correos de los asistentes se eliminan 730 días después de que termina el evento.
- En Pro, los RSVP pueden sincronizarse con tu CRM conectado. Un "No" nunca se envía a un CRM. Consulta Cómo compartir tu evento para ver cómo encajan los RSVP con tus otros enlaces.